Szkennelés, fotózás

A munka a bizonylatok digitalizálásal kezdődik. Ez nem alapfeltétel, a WebKönyvelővel anélkül is lehet dolgozni, anélkül is ki tudja próbálni.

Viszont a WebKönyvelő előnyeit csak akkor tudja igazán kihasználni, ha a bizonylatképeket is feltölti.

Mik ezek az előnyök?

1. A legnagyobb előny, hogy a bizonylatképek mindig rendelkezésre állnak elektronikusan, bármelyik munkafolyamatot is végzi. Iktatáskor, könyveléskor a listák böngészésekor, ellenőrzéskor, stb.

2. A könyvelési munka legidőigényesebb részét - a bizonylatok iktatását - távmunkában, sokkal gazdaságosabban tudja megoldani mint a hagyományos rendszerek esetében. Bárkit, percek alatt be lehet tanítani erre a munkára, lásd az Iktatás menüpontban leírtakat. Új erőforrásokhoz juthat. Olyan emberekhez akiket nem kell munkaviszonyban foglalkoztatni, akik az elvégzett munka alapján kapják a díjukat és nem utolsó sorban még örülnek is ennek a lehetőségnek. (családtagok, diákok, kismamák, nyugdíjasok, stb)

3. A könyvelést bárhol és bármikor el tudja végezni vagy végeztetni, hiszen nincs helyhez kötve sem a technika, sem a bizonylatok miatt.

4. Ügyfeleinek 24 órás hozzáférést tud adni az adataikhoz, akik bármikor kikereshetik az őket érdeklő bizonylatokat, illetve egyéb iktatott dokumentumokat (szerződések, levelek, adóbevallások, stb.), számlázni tudnak a WebKönyvelő számlázójával (az így készült számlák nem vesznek el, sőt már be is vannak iktatva), stb.

5. Külső adatszolgáltatáshoz rendelkezésre állnak a bizonylatképek. Pl.NAV ellenőrzéshez nem kell az időt tölteni azzal, hogy létrehozzák és elküldjék az elektronizált bizonylatokat. Pl. egy ÁFA ellenőrzéshez elég az ÁFA analitikát elküldeni a revizornak Pdf formátumban. A listában található bizonylatszámra kattintva a revizor rögtön meg tudja nézni (vagy letölteni) a bizonylat képét, anélkül, hogy belépne a WebKönyvelőbe.

Vagyis a fenti előnyök mind elvesznek, ha a bizonylatképek nincsenek digitalizálva. Lehet, hogy elsőre plusz munkának tűnik a digitalizálás, de sokszorosan megtérülő munka. Ráadásul előbb-utóbb rá leszünk kényszerülve, hogy mégis csak szkenneljünk...

Szkennelni vagy fotózni?

Gyakorlatilag mindegy, mert a webkönyvelő sok féle képformátumot fogad.

Ahol sok a bizonylat, ott a szkennelés a jobb módszer mert a korszerű dokumentum szkennerek nagyon gyorsan dolgoznak. Kb. 100 eFt-tól felfelé nagyon megbízható, hosszú éveken át dolgozó eszközt vásárolhat.

Ahol kevés a bizonylat ott egy - ma már mindenki zsebében ott lapuló - okostelefonnal is lefotózható a bizonylat és feltölthető a tárhelyre.

Egyre többször fordul elő, hogy digitális bizonylatot kapunk (számlák) amit már csak fel kell tölteni.