3. Iktatás

Vissza

Iktatás alatt azt a munkafolyamatot értjük, amikor a feltöltött képhez hozzárendeljük, rögzítjük az alapadatokat.

Az "Iktatás" menüpontban mindig látszik a feltöltött és iktatásra váró bizonylatok listája, vagyis az elvégzendő feladat. A bizonylat nevére kattintva a képernyő bal oldalán megjelenik az iktatásra váró bizonylat képe. Ha ezt akarja beiktatni, akkor kattintson a bizonylat neve mellett található "Iktatás" gombra. Ekkor a képernyő jobb oldali részén megjelenik a kitöltendő űrlap.

Az űrlap kitöltésekor az iktató feladatai:

• Kiválasztani, hogy milyen típusú bizonylatról van szó ( beérkező számla, kimenő számla, pénztárbizonylat, banki kivonat, számviteli vegyes, vagy egyéb dokumentum (szerződés, levél, adóbevallás, stb.)
• a választott bizonylatnak megfelelő adatok beírása ill. kiválasztása (eredeti bizonylatszám, dátumok, megnevezés, partner, végösszeg)

Ugyanazzal az eredeti bizonylatszámmal be lehet iktatni másik bizonylatot is, ha az egyéb adatok (összeg, dátum, stb.) különbözőek. Ezek egyezősége esetén a rendszer figyelmeztetést küld.

Az űrlap kitöltése után a "Mentés" gombra kattintva fejezheti be az adott bizonylat iktatását. Adathiány, vagy hiba esetén e rendszer üzenetet küld.

A mentés után folytathatja a soron következő bizonylattal, vagy visszatérhet az iktatási listára.

Az iktatott adatokat addig lehet javítani amíg a könyvelés meg nem történt. Ehhez keresse meg az "Iktatókönyv"-ben a bizonylatot.

Az iktatási űrlap minden bizonylattípusnál ugyanúgy néz ki, de csak a választott bizonylattípusnak megfelelő adatokat lehet beírni, a többi ki van szürkítve.

- Kimenő és beérkező számláknál csak egy értéket ( T vagy K ) lehet beírni, viszont három dátummezőt kell kitölteni (teljesítés, kiállítás, fizetési határidő)

- Bankbizonylatok esetében az összes terhelést és az összes jóváírást is be kell írni. Ha mindkét mezőben van érték, akkor két bizonylat kerül iktatásra (jóváírások és terhelések) amelyeket külön menetben kell lekönyvelni.

- Pénztárbizonylatok esetében csak egy értékmezőt töltsön ki, vagy bevétel vagy kiadás. Ettől függően lesz a tétel bevételi vagy kiadási pénztári tétel.

- Vegyes bizonylat esetén az első láb (amit beiktat) bármelyik érték lehet, de csak az egyik mezőbe írjon adatot.

Tippek:

1. Ha bizonylatkép nélkül akar könyvelni, akkor válassza a "Kép nélkül" opciót és így iktassa be a bizonylatot.

2. Ha a több oldalas bizonylatot laponként töltötték fel, akkor iktatás előtt az összetartozó képeket fűzze össze. Az összetartozó bizonylatok előtti jelölőnégyzetbe tegyen egy pipát majd nyomja meg a "Társít" gombot. Ez a "Szétválaszt" gombbal visszaállítható.

3. A bizonylathoz később is kapcsolhat képet.

4. Ha a bizonylatot tévesen iktatta be (nem jó bizonylattípust választott, vagy nem jó céghez töltötték fel a képet), akkor 

• kattintson a bizonylat képére, nyissa meg önálló ablakban, majd mentse le a gépére
• töltse fel újra és iktassa be
• törölje a hibás iktatást

5. Ha bizonytalan az iktatás módját illetően, akkor az "Iktatókönyv"-ben megnézheti, hogy a hasonló bizonylatok korábban hogyan lettek beiktatva.

6. A saját iktatási teljesítményét - tetszőleges időszakra - megnézheti a "Beállítások-Saját fiók-Teljesítményem" menüpontban.

Gyors iktatás - számlák letöltése a NAV online számla adatbázisából

Az iktatás időigénye jelentősen lecsökken, ha az iktatott számlák adatait (kimenő és beérkező ill. kp-s számlák) a NAV online számla adatbázisából töltjük le.

Iktatáskor a bizonylatszám beírása után a Keresés (NAV OSA) gombra kattintva automatikusan kitöltődik az űrlap, amit a vizuális ellenőrzés után csak el kell fogadnia. Normál esetben így az iktatás csak a bizonylatszám beírását és a felkínált adatok elfogadását jelenti. Ezzel a munka jelentősen felgyorsul és csak ellenőrzött bizonylat kerül be a feldolgozási folyamatba.

Természetesen bármelyik adat szabadon módosítható.

Kézi adatbevitelre csak akkor lehet szükség:

1. Ha a partnert nem kínálja fel a rendszer, mert az még nem szerepel a partnertörzsben. Ekkor a megszokott módon az "Új partner" gombra kattintva veheti fel az új partnert. 

2. Ha több házipénztára is van és a rendszer nem a megfelelőt ajánlotta fel. (Automatikusan az elsőt fogja felajánlani.)

3. Ha a "Megjegyzés" mező szövegén, vagy bármelyik más adaton változtatni akar.

Beállítások amelyek nélkül ez a funkció nem fog működni:

1. A számlázási beállításoknál be kell állítani a "Technikai felhasználót". Ha a WebKönyvelővel számláz akkor ez Önnek már be van állítva. Ez teremti meg a kapcsolatot a WebKönyvelő és a NAV online számla adatbázisa között. A számlázási beállításoknál erről részletes információt talál.

2. Ha jogosultsági hibaüzenetet kap, akkor ellenőrizze, hogy a NAV online számla felületén a technikai felhasználó adatainál engedélyezve van-e a számlák letöltése. Ha nincs akkor a Módosítás-ra kattintva engedélyezze.

A számlák letöltésére miért ezt a módszert alkalmazzuk a WebKönyvelőben?

A számlák tömeges és automatikus könyvelő programba történő letöltése magas kockázatot jelent és sok hibát eredményezhet, aminek felkutatása és javítása nagyon időigényes.

1. Könyvelni csak a rendelkezésünkre álló bizonylatok alapján lehet. A NAV-tól letöltött adatok segíthetik a könyvelést de (egyenlőre) nem felelnek meg a bizonylatokkal szemben támasztott követelményeknek, tehát csak ebből könyvelni nem lehet.

2. A NAV adatbázisában szerepelhetnek olyan számlák amiket nem akarunk lekönyvelni. Ennek több oka is lehet. Pl. nem is tudunk a bizonylatról, mert valaki más a mi nevünkre kért számlát...

Véleményünk szerint ezzel a módszerrel tudjuk biztosítani azt, hogy csak a rendelkezésünkre álló és ellenőrzött bizonylatokat könyveljünk le, felesleges ellenőrzések és hibakeresések nélkül.

Vissza